Privacybeleid 

Versie: 21 januari 2026
Verwerkingsverantwoordelijke:
Hanne Van Doorslaer
Meereigen 218/202, 2170 Merksem
E-mail: hanne@relotus.be

​

1. Inleiding

Relotus hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

In dit privacybeleid leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen,

• op welke wijze en met welk doel wij deze verwerken,

• hoe wij uw gegevens beveiligen,

• en welke rechten u heeft als betrokkene.

 

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

​

a) Algemene persoonsgegevens

• Naam en voornaam

• Adres

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Geboortedatum

• Rijkregisternummer (indien wettelijk vereist)

• Facturatie- en betalingsgegevens

​

b) Gezondheidsgegevens (bijzondere categorieën persoonsgegevens)

• Psychologische diagnostiek

• Testresultaten

• Verslagen van gesprekken en observaties

• Behandel- en begeleidingsplannen

• Psycho-educatieve gegevens

 

c) Websitegegevens

• IP-adres

• Browser en apparaat

• Bezoekgedrag

• Contactformulierinformatie

​

3. Hoe verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens:

• bij aanmelding als cliënt

• tijdens intakeprocedures en sessies

• via e-mail, telefoon of formulieren

• bij administratieve verwerking en facturatie

• via onze website (bijvoorbeeld via cookies of contactformulieren)

• tijdens testonderzoek

​

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het verstrekken van psychologische zorg

• Diagnostiek en begeleiding

• Psycho-educatie

• Administratie en facturatie

• Rapportage en wettelijke verplichtingen

• Communicatie met cliënten

• Interne kwaliteitsbewaking (geanonimiseerd)

• Beveiliging van systemen en infrastructuur

• Websitebeheer​

​

5. Rechtsgrond (AVG / GDPR)

Wij verwerken persoonsgegevens enkel wanneer er een wettelijke basis is, waaronder:

• Uw uitdrukkelijke toestemming

• Uitvoering van een overeenkomst

• Wettelijke verplichting

• Bescherming van vitale belangen

• Gerechtvaardigd belang

• Noodzaak voor gezondheidszorg (voor bijzondere gegevens)

​

6. Beveiliging van uw gegevens

Relotus neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Beveiligde elektronische dossiers

• Toegangsbeperking tot bevoegde zorgverleners

• Wachtwoord- en encryptiesystemen

• Regelmatige back-ups

• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten met personeel en partners

• Beveiligde servers en software

​

7. Delen van gegevens met derden

Uw gegevens worden enkel gedeeld wanneer noodzakelijk, bijvoorbeeld met:

• Andere zorgverleners (enkel met uw toestemming)

• Boekhouder of administratief kantoor

• IT- en softwareleveranciers (met verwerkersovereenkomst)

• Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht

​

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

​

8. Bewaartermijnen

• Cliëntendossiers: minimaal 30 jaar (conform Belgische wetgeving in de gezondheidszorg)

• Facturatie- en boekhoudgegevens: minstens 7 jaar

• Websitegegevens: zolang technisch noodzakelijk

 

9. Uw rechten als betrokkene

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw gegevens

• Onjuiste gegevens te laten verbeteren

• Uw gegevens (gedeeltelijk) te laten verwijderen

• De verwerking te beperken

• Bezwaar te maken

• Gegevensoverdracht te vragen

• Uw toestemming in te trekken

 

U kan uw rechten uitoefenen via:
📧 hanne@relotus.be

Wij beantwoorden uw verzoek binnen 30 dagen.

​

U kan ook klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

​

10. Minderjarigen

Wij verlenen ook diensten aan minderjarigen. Gegevens van minderjarigen worden uitsluitend verwerkt:

• volgens de wetgeving inzake ouderlijk gezag,

• met toestemming van ouders/voogden,

• met respect voor het beroepsgeheim.

​

11. Wijzigingen aan dit beleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy- en cookiebeleid aan te passen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

​

12. Contact

Voor vragen over ons privacybeleid

Relotus/Hanne Van Doorslaer
Meereigen 218/202
hanne@relotus.be